Długość procesu rekrutacyjnego zależy od wielu czynników, w tym specyfiki stanowiska, dostępności kandydatów oraz liczby etapów. Firma może dokładnie zweryfikować rynek, spotkać wielu kandydatów i przeprowadzić wszystkie zaplanowane rozmowy w zaplanowanym harmonogramie.

Ostatecznie jednak to kilka ostatnich dni miesiąca często przesądza o tym, kiedy wybrany kandydat będzie w stanie rozpocząć pracę. Jeżeli kandydat nie otrzyma w tym czasie konkretnej oferty, może nie zdążyć złożyć wypowiedzenia. W efekcie jego dostępność przesunie się o kolejny miesiąc lub w niektórych przypadkach, nawet o 3 miesiące.

To jednak niejedyny możliwy scenariusz. Jeśli kandydat aktywnie poszukuje pracy i prowadzi równolegle kilka rozmów, firma może stracić go całkowicie.

Kilka dni zwłoki może oznaczać nawet ponad 3 miesiące oczekiwania

W przypadku okresów wypowiedzenia liczonych w miesiącach duże znaczenie ma moment jego złożenia.

Jeśli kandydat z miesięcznym okresem wypowiedzenia złoży je do końca lipca, może zakończyć pracę 31 sierpnia. Gdy zrobi to dopiero na początku sierpnia, jego zatrudnienie zakończy się 30 września. Kilka dni różnicy może więc przesunąć rozpoczęcie nowej pracy z początku września na początek października.

Sytuacja może skomplikować się jeszcze bardziej, gdy pracownik zbliża się do trzyletniego stażu u obecnego pracodawcy. Jeśli przekroczy ten próg przed złożeniem wypowiedzenia, zamiast jednego miesiąca będą go obowiązywały trzy. W takiej sytuacji nawet niewielkie opóźnienie po stronie firmy może znacząco przesunąć termin rozpoczęcia nowej pracy.

Kandydat potrzebuje konkretnej decyzji

Sama informacja, że firma jest zainteresowana zatrudnieniem, zazwyczaj nie wystarczy do złożenia wypowiedzenia.
Kandydat rezygnuje z obecnej, często stabilnej pracy. Musi więc mieć pewność, że decyzja organizacji jest ostateczna, a najważniejsze warunki zostały uzgodnione.

Przed złożeniem wypowiedzenia powinien znać przede wszystkim:

• proponowane wynagrodzenie,
• formę zatrudnienia,
• zakres stanowiska,
• planowaną datę rozpoczęcia pracy.

Jeżeli oferta nadal czeka na zatwierdzenie budżetu lub zgodę jednej z osób decyzyjnych, trudno oczekiwać, że kandydat podejmie ryzyko i zrezygnuje z dotychczasowego zatrudnienia.

Dlatego ostatni tydzień miesiąca nie powinien być momentem rozpoczynania wewnętrznych ustaleń. Firma powinna być już wtedy gotowa do przedstawienia kompletnej propozycji.

Opóźnienie może oznaczać utratę kandydata

Kandydaci aktywnie poszukujący pracy często uczestniczą w kilku procesach jednocześnie. Jeżeli mają na stole dwie konkurencyjne oferty, wynagrodzenie nie zawsze będzie jedynym kryterium wyboru.

Duże znaczenie ma również poczucie bezpieczeństwa.

Kandydat może wybrać firmę, która:

• jasno przedstawia kolejne etapy,
• regularnie przekazuje informacje,
• szybko odpowiada na pytania,
• sprawnie podejmuje decyzje,
• przedstawia konkretne warunki zatrudnienia.

Przejrzysta komunikacja i poczucie, że organizacja sprawnie prowadzi proces, wpływają na ocenę potencjalnego pracodawcy.

Jeśli jedna firma nadal uzgadnia budżet, próbuje znaleźć termin dodatkowego spotkania lub czeka na decyzję przełożonego, a druga przedstawia gotową ofertę, kandydat może nie czekać.

W takiej sytuacji rekrutacja nie wydłuża się o kolejny miesiąc. Firma całkowicie traci wybraną osobę i musi wrócić do wcześniej przedstawionych kandydatów albo rozpocząć poszukiwania od początku.

Co najczęściej przedłuża proces?

Problem nie zawsze wynika z braku odpowiednich kandydatów. Bardzo często pojawia się już wewnątrz organizacji.

Najczęstsze przyczyny to:

• brak sprawnej komunikacji między HR a osobami decyzyjnymi,
• zbyt odległe terminy spotkań,
• trudności ze zgraniem kalendarzy,
• nadmierna liczba etapów,
• długie oczekiwanie na informację zwrotną,
• brak wcześniej zatwierdzonego budżetu,
• oczekiwanie na kolejnych kandydatów mimo pozytywnej oceny obecnych.

Każde dodatkowe spotkanie oznacza konieczność dopasowania kolejnych terminów. Jeżeli więc kolejny etap nie pomaga lepiej ocenić kandydata, jego jedynym efektem może być niepotrzebne wydłużenie procesu.

Warto więc analizować czas trwania poszczególnych etapów i sprawdzać, w którym miejscu procesu pojawiają się największe przestoje.

Dlaczego nie warto czekać do ostatniego dnia miesiąca?

Firma nie powinna zakładać, że kandydat złoży wypowiedzenie natychmiast po otrzymaniu propozycji.

Potrzebuje czasu, aby zapoznać się z warunkami, zadać dodatkowe pytania i podjąć świadomą decyzję. Przekazanie oferty 30 lub 31 dnia miesiąca może więc nie wystarczyć.

Aby ograniczyć ryzyko opóźnienia lub utraty kandydata, warto:

• wcześniej zarezerwować terminy rozmów,
• ograniczyć liczbę etapów do niezbędnego minimum,
• ustalić czas na przekazanie feedbacku,
• zatwierdzić budżet przed rozmowami końcowymi,
• zweryfikować okres wypowiedzenia na początku procesu,
• wskazać osobę odpowiedzialną za ostateczną decyzję.

Rekrutacja nie kończy się wraz z ostatnią rozmową. Kończy się wtedy, gdy kandydat otrzyma konkretną ofertę, zaakceptuje jej warunki i może bezpiecznie złożyć wypowiedzenie.

Kilka dni zwłoki może przesunąć jego rozpoczęcie pracy o miesiąc. Jeżeli jednak kandydat ma konkurencyjną ofertę, konsekwencją może być nie późniejszy termin zatrudnienia, lecz całkowita utrata odpowiedniej osoby.