Rekrutacja zwykle ma jeden cel: znaleźć właściwą osobę. Czasami dochodzi jednak drugi, równie ważny: zrobić to tak, żeby nikt niepowołany nie dowiedział się, że firma w ogóle prowadzi poszukiwania.

Powodów może być wiele. Obecny manager nadal pracuje na stanowisku i nie wie jeszcze o planowanej zmianie. Firma przygotowuje nowy obszar biznesowy i nie chce sygnalizować konkurencji, w jakim kierunku zamierza się rozwijać. Innym razem sama informacja o rekrutacji mogłaby wywołać niepotrzebne pytania wśród zespołu, klientów albo partnerów.

W takich sytuacjach standardowy proces, z ogłoszeniem podpisanym nazwą firmy i szeroką komunikacją na rynku, może być po prostu złym rozwiązaniem. Wtedy pojawia się rekrutacja poufna, czyli proces zaprojektowany tak, aby firma zachowała kontrolę nad tym, kto, kiedy i czego dowiaduje się o prowadzonej rekrutacji.

Czym jest rekrutacja poufna?

Rekrutacja poufna to proces prowadzony w taki sposób, aby ograniczyć zakres informacji dostępnych na jego poszczególnych etapach. Najczęściej oznacza to, że kandydat na początku nie poznaje nazwy firmy albo części informacji dotyczących powodów rozpoczęcia rekrutacji.

Nie oznacza to jednak całkowitej anonimowości przez cały proces. Poufność można stopniować. Kandydat może najpierw poznać branżę, lokalizację, zakres odpowiedzialności i najważniejsze informacje o stanowisku, a nazwę organizacji dopiero na późniejszym etapie.

To firma decyduje, komu, kiedy i w jakim zakresie dana informacja może zostać przekazana.

Kiedy warto zastosować rekrutację poufną?

Rekrutacja poufna sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy przedwczesne ujawnienie procesu może wywołać niepożądane konsekwencje. Najczęściej dotyczy to kilku sytuacji.

• Gdy firma szuka następcy obecnego pracownika

To jeden z najczęstszych powodów prowadzenia rekrutacji w sposób poufny. Firma podjęła decyzję o zmianie na stanowisku, ale obecna osoba nadal pełni swoją funkcję i nie została jeszcze poinformowana o planach organizacji.

Publiczne ogłoszenie z nazwą pracodawcy mogłoby bardzo szybko doprowadzić do ujawnienia całego procesu. Rekrutacja poufna pozwala rozpocząć poszukiwania wcześniej, bez ryzyka, że informacja trafi do obecnego pracownika przypadkowo lub przez osoby trzecie.

• Gdy firma nie chce ujawniać swoich planów konkurencji

Ogłoszenie o pracę potrafi powiedzieć o organizacji dużo więcej, niż się wydaje.

Jeżeli firma zaczyna szukać osoby odpowiedzialnej za nową technologię, nowy produkt, rozwój konkretnego rynku albo budowę nowego działu, dla konkurencji może być to czytelny sygnał dotyczący dalszego kierunku rozwoju.

W takim przypadku problemem nie jest sama rekrutacja, ale to, że firma może zbyt wcześnie ujawnić swoje plany.

• Gdy zmiana może wywołać niepotrzebne spekulacje wewnątrz firmy

Rekrutacja nowego dyrektora, managera czy osoby odpowiedzialnej za kluczowy obszar może szybko wywołać pytania wśród pracowników.

Czy obecna osoba odchodzi? Czy firma zmienia strukturę? Czy planowana jest reorganizacja?

Czasami organizacja chce najpierw przygotować zmianę, a dopiero później zakomunikować ją zespołowi. Rekrutacja poufna daje większą kontrolę nad tym momentem.

Jak można przeprowadzić rekrutację poufną?

Nie każdy proces wymaga takiego samego poziomu zabezpieczenia. W części przypadków wystarczy ukrycie nazwy firmy, natomiast w innych poufność musi obowiązywać aż do momentu zaproszenia kandydata na rozmowę. Najczęściej stosuje się kilka rozwiązań:

Ogłoszenie bez nazwy firmy

Najprostszym wariantem jest publikacja ogłoszenia, w którym nie pojawia się nazwa pracodawcy. (Większość czołowych portali z ogłoszeniami o pracę, jest w stanie zaoferować taki rodzaj publikacji.)

Kandydat nadal może poznać:

• branżę,
• lokalizację,
• zakres odpowiedzialności,
• wymagania,
• warunki zatrudnienia,
• skalę organizacji.

Nazwa firmy zostaje ujawniona dopiero na dalszym etapie procesu.

Takie rozwiązanie pozwala korzystać z ogłoszeń, a jednocześnie ogranicza ryzyko, że informacja o rekrutacji zostanie szybko powiązana z konkretną organizacją.

Direct Search prowadzony przez agencję

Przy bardziej specjalistycznych i managerskich rekrutacjach firma może również zdecydować się na przekazanie poszukiwań agencji rekrutacyjnej.

W takim modelu to agencja kontaktuje się z potencjalnymi kandydatami i przedstawia im stanowisko bez ujawniania nazwy klienta. Może przekazać informacje o branży, zakresie odpowiedzialności, lokalizacji czy skali organizacji, a następnie sprawdzić, czy dana osoba jest wstępnie zainteresowana rozmową.

Dopiero później następuje ujawnienie firmy. Najczęściej ma to następujący przebieg:

• agencja najpierw przedstawia klientowi profil zainteresowanej osoby i dopiero po jego akceptacji ujawnia kandydatowi nazwę firmy,
• w najbardziej poufnych procesach nazwa organizacji zostaje przekazana dopiero przed bezpośrednim spotkaniem z klientem.

Takie rozwiązanie daje firmie dodatkową warstwę poufności, ponieważ na początkowym etapie nie musi ona samodzielnie pojawiać się w komunikacji z rynkiem.

Agencja może być dodatkowym buforem

Przy rekrutacji poufnej zewnętrzna agencja ma jeszcze jedną przewagę: pierwszy kontakt z rynkiem nie wychodzi bezpośrednio od firmy.

To konsultant kontaktuje się z kandydatami, przedstawia rolę i weryfikuje ich zainteresowanie. Dzięki temu nazwa organizacji nie musi pojawiać się już na początku procesu lub nie jest widoczna na profilu osoby wykonującej działania Direct Search.

Firma może również bardzo dokładnie określić zasady komunikacji, na przykład:

• jakie informacje można przekazywać kandydatom,
• czego nie należy ujawniać,
• kiedy można podać nazwę klienta,
• kto po stronie firmy może mieć dostęp do profili kandydatów,
• na jakim etapie kandydat może zostać zaproszony na spotkanie.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy poufność dotyczy nie tylko samego procesu rekrutacyjnego, ale także planów biznesowych stojących za nowym stanowiskiem.

Czy kandydat powinien podpisać NDA?

W większości rekrutacji poufnych nie jest to konieczne. Są jednak sytuacje, w których kandydat na dalszym etapie musi poznać informacje dotyczące nowej inwestycji, produktu, technologii, reorganizacji albo innych planów strategicznych.

Wtedy NDA może stanowić dodatkowe zabezpieczenie.

Powinno być jednak stosowane tam, gdzie rzeczywiście istnieją informacje wymagające ochrony, a nie automatycznie przy każdej rekrutacji prowadzonej bez nazwy klienta.

Poufność nie powinna utrudniać procesu bardziej, niż to konieczne

Im mniej informacji przekazujemy kandydatowi, tym trudniej zainteresować go ofertą. Nazwa firmy, jej marka, produkty czy pozycja na rynku mogą być istotnym argumentem przy podejmowaniu decyzji o rozmowie.

Dlatego poziom poufności powinien być dopasowany do realnego ryzyka. Jeżeli wystarczy ukryć nazwę organizacji na pierwszym etapie, nie ma potrzeby utrzymywać anonimowości przez cały proces.

Z drugiej strony, jeśli firma rzeczywiście musi chronić informację o planowanej zmianie, proces powinien być zaprojektowany tak, aby ograniczyć liczbę osób posiadających dostęp do szczegółów.

Podsumowanie

Rekrutacja poufna sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy samo rozpoczęcie poszukiwań może ujawnić informacje, których firma nie chce jeszcze komunikować pracownikom lub rynkowi.

Może dotyczyć zastąpienia obecnego pracownika, nowych projektów, inwestycji czy kierunków rozwoju organizacji. Nie zawsze oznacza też całkowite ukrywanie firmy. Poufność można stopniować i dopasować moment ujawnienia informacji do konkretnej sytuacji.

Najważniejsze jest, aby już na początku określić, co dokładnie ma pozostać poufne, przed kim i do którego etapu procesu.

Jako agencja mamy za sobą dziesiątki udanych rekrutacji poufnych, więc jeżeli planujesz rekrutację, która na tym etapie nie powinna być jeszcze widoczna dla pracowników lub rynku, zapraszamy do kontaktu!