Rekrutacja wydaje się procesem prostym: publikujemy ogłoszenie, prowadzimy rozmowy i zatrudniamy odpowiednią osobę. W rzeczywistości jednak to jedna z najkosztowniejszych i najbardziej ryzykownych decyzji biznesowych – szczególnie wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

Choć wiele firm koncentruje się wyłącznie na kosztach ogłoszeń czy prowizji agencji, to w tle pojawiają się znacznie poważniejsze i często niedostrzegalne straty. Czas zespołu, opóźnione projekty, koszt alternatywny, a przede wszystkim ryzyko zatrudnienia niewłaściwej osoby. W tym artykule pokazujemy, z czego naprawdę składa się całkowity koszt rekrutacji.

1. Koszty bezpośrednie – to, co widać od razu

Większość firm w kalkulacji bierze pod uwagę tylko wydatki widoczne w budżecie:

• Publikacja ogłoszenia – od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie za jedno stanowisko.

• Narzędzia rekrutacyjne – płatne ATS-y oraz konta LinkedIn, systemy do preselekcji, testów kompetencyjnych, itp.

• Czas pracy wewnętrznego zespołu HR – przygotowanie ogłoszeń, selekcja CV, rozmowy, komunikacja z kandydatami, wewnętrzne raportowanie.

Nawet przy relatywnie nieskomplikowanej rekrutacji koszt bezpośredni może sięgnąć kilkunastu tysięcy złotych, nie licząc wypłaty zatrudnionej osoby. A to dopiero początek.

2. Czas to pieniądz – dosłownie

Każda rekrutacja to dziesiątki godzin poświęconych przez osoby z różnych działów, najczęściej HR i przyszłego przełożonego. To czas, który mógłby być spożytkowany na rozwój firmy, działania sprzedażowe lub strategiczne decyzje.

Szacuje się, że w przypadku trudnych rekrutacji menedżerowie liniowi spędzają nawet do 20% czasu tygodniowo na działania rekrutacyjne. W przeliczeniu na ich wynagrodzenie to kolejne kilka tysięcy złotych.

3. Koszty alternatywne – straty, których nikt nie wpisuje do Excela

Wyobraźmy sobie, że na kluczowym stanowisku, np. w sprzedaży – nie ma nikogo przez trzy miesiące. W tym czasie:

• nikt nie generuje nowego przychodu,

• obecny zespół jest przeciążony,

• opóźniają się projekty i wdrożenia.

To są koszty alternatywne, które rzadko są liczone, ale realnie wpływają na wynik finansowy firmy. Każdy miesiąc wolnego wakatu oznacza utracone zyski – często znacznie większe niż koszt samej rekrutacji.

4. Największe ryzyko? Nietrafiona decyzja

Zatrudnienie nieodpowiedniej osoby to najdroższy scenariusz. Taka pomyłka może kosztować firmę nawet 30-50% rocznego wynagrodzenia pracownika. Do kosztów bezpośrednich dochodzą wtedy:

• wydatki na onboarding i szkolenia,

• czas pracy przełożonych,

• pogorszenie atmosfery w zespole,

• konieczność ponowienia całego procesu od zera.

W przypadku stanowisk specjalistycznych i menedżerskich oznacza to dziesiątki, a czasami setki tysięcy złotych strat. A co gorsza – przez ten czas „idealny kandydat” mógł już znaleźć pracę gdzie indziej.

5. Czy zlecenie rekrutacji agencji może być bardziej opłacalne?

Na pierwszy rzut oka współpraca z agencją wydaje się kosztowna – zazwyczaj na rynku są to stawki w wysokości 15-20% rocznego wynagrodzenia brutto. Jednak:

• Agencja odciąża zespół HR i menedżerów – pozwalając im skupić się na swoich zadaniach.

• Czas rekrutacji jest krótszy, co zmniejsza straty z tytułu nieobsadzonych ról. Często agencje pracują w modelu success-fee, dlatego też w ich interesie jest to, aby rekrutacja przebiegła zgodnie z założonym harmonogramem.

• Ryzyko nietrafionej rekrutacji spada, ponieważ agencje docierają do znacznie szerszego grona kandydatów – nie tylko tych aktywnie aplikujących, ale też osób pasywnych, niedostępnych przez ogłoszenia. Dzięki temu pracodawca ma większy wybór i może podjąć decyzję w oparciu o mocniejszą pulę dopasowanych profili.

• Dodatkowym zabezpieczeniem dla pracodawcy jest często oferowana przez agencje gwarancja na projekt. Dzięki niej firma w przypadku, gdy nie jest zadowolona z efektów pracy zatrudnionej osoby może liczyć na ponowienie procesu rekrutacyjnego, nie ponosząc przy tym jakichkolwiek dodatkowych opłat.

W praktyce koszt współpracy z agencją bywa niższy niż całkowity koszt samodzielnej rekrutacji – szczególnie jeśli policzymy czas, ryzyko i alternatywy.

Podsumowanie

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, ile naprawdę kosztuje rekrutacja nie tylko w złotówkach, ale przede wszystkim w czasie, zaangażowaniu zespołu i utraconych szansach. Im dłużej trwa proces, tym większe ryzyko straty: zarówno finansowej, jak i wizerunkowej.

Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się powierzyć ten proces zewnętrznym specjalistom. Dobrze poprowadzona rekrutacja to nie tylko szybsze zatrudnienie, ale też większa szansa na trafny wybór. A to w dłuższej perspektywie oznacza mniejsze ryzyko i realne oszczędności.

Warto więc spojrzeć na rekrutację nie tylko jak na koszt – ale jako strategiczne działanie, które wpływa na całą firmę.