Firmy często mówią o trudnym rynku, ograniczonej dostępności kandydatów i rosnącej konkurencji o specjalistów. Jednocześnie część organizacji sama utrudnia sobie zadanie, prowadząc procesy rekrutacyjne, które są zbyt długie, nieczytelne lub przeciążone dodatkowymi etapami.

Kandydat, który po kilku rozmowach nadal nie wie, kiedy zapadnie decyzja, może szybko stracić zaangażowanie. Szczególnie jeśli równolegle uczestniczy w innych procesach i jedna z firm szybciej przedstawia mu konkretną ofertę.

Według badania eRecruiter w 52% firm proces rekrutacyjny trwa od dwóch tygodni do miesiąca, natomiast w 26% organizacji trwa od jednego do nawet trzech miesięcy. Przy tak długim procesie szczególnego znaczenia nabierają spotkania z kandydatami, które w praktyce często należą do najbardziej czasochłonnych elementów rekrutacji.

Więcej etapów nie zawsze oznacza lepszą decyzję

Na pierwszy rzut oka rozbudowany proces może wydawać się bezpieczniejszy. Firma chce dokładnie poznać kandydata, sprawdzić jego kompetencje i ograniczyć ryzyko nietrafionego zatrudnienia.

W praktyce kolejne spotkania nie zawsze zwiększają jakość oceny. Jeżeli kandydat po raz trzeci opowiada o tych samych projektach, a osoby prowadzące rozmowy zadają podobne pytania, proces staje się dłuższy, ale niekoniecznie bardziej skuteczny.

Każdy etap powinien dostarczać nowych informacji. Jeśli tego nie robi, może jedynie opóźniać decyzję i zniechęcać kandydata.

Ile etapów najczęściej wystarczy?

W większości rekrutacji specjalistycznych wystarczą dwa lub trzy dobrze zaplanowane etapy.

Najczęściej są to:

• rozmowa wstępna z rekruterem,
• spotkanie merytoryczne z przyszłym przełożonym,
• ewentualny etap praktyczny lub rozmowa końcowa.

Pierwszy etap pozwala sprawdzić podstawowe dopasowanie, oczekiwania finansowe, motywację i dostępność kandydata.

Drugi powinien koncentrować się na doświadczeniu, sposobie pracy oraz kompetencjach potrzebnych na danym stanowisku.

Trzeci etap ma sens wtedy, gdy firma chce omówić zadanie praktyczne, zaangażować dodatkową osobę decyzyjną lub doprecyzować ostatnie kwestie przed złożeniem oferty.

Kiedy dodatkowe spotkanie jest uzasadnione?

Dodatkowy etap nie jest błędem, jeśli wynika z realnej potrzeby. Może być uzasadniony przy stanowiskach menedżerskich, strategicznych, technicznych lub takich, które wymagają współpracy z kilkoma obszarami firmy.

Natomiast jeżeli celem spotkania jest jedynie ponowne potwierdzenie opinii wcześniejszych rozmówców, warto zastanowić się, czy rzeczywiście jest potrzebne.

Skąd bierze się zbyt duża liczba etapów?

Procesy rekrutacyjne rzadko są planowane jako bardzo długie od samego początku. Często rozrastają się dopiero w trakcie.

Do rozmów dołączają kolejne osoby, pojawia się potrzeba dodatkowej konsultacji, a czasem także obawa przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Najczęstsze przyczyny to:

• niejasno określony profil kandydata,
• różne oczekiwania HR i managera,
• brak wspólnych kryteriów oceny,
• zbyt późne dołączenie osób decyzyjnych,
• brak osoby odpowiedzialnej za finalny wybór.

W takiej sytuacji kolejny etap nie zawsze rozwiązuje problem. Często tylko przesuwa decyzję w czasie.

Kandydat ocenia nie tylko ofertę

Dla firmy dodatkowe spotkanie może być kolejnym punktem w kalendarzu. Dla kandydata oznacza kolejne przygotowanie, kolejny termin do pogodzenia z obecną pracą i kolejne oczekiwanie na informację zwrotną.

Po kilku etapach kandydat zaczyna oceniać nie tylko samo stanowisko, ale również sposób działania organizacji.

Zwraca uwagę na to, czy firma jasno komunikuje kolejne kroki, czy pamięta wcześniejsze ustalenia i czy potrafi określić termin decyzji.

Jeśli jedna organizacja planuje kolejną rozmowę, a druga przedstawia konkretną propozycję zatrudnienia, tempo procesu może mieć realny wpływ na finalny wybór oferty przez kandydata.

Jak uprościć proces bez utraty jakości?

Dobrze zaplanowana rekrutacja nie musi mieć wielu etapów. Ważniejsze jest to, aby każdy z nich miał konkretne uzasadnienie.

Przed rozpoczęciem procesu warto ustalić:

• w jakim terminie chcemy zatrudnić wybraną osobę,
• co dokładnie chcemy sprawdzić,
• kto powinien ocenić konkretne kompetencje,
• które rozmowy można połączyć,
• czy zadanie praktyczne jest potrzebne,
• kto podejmuje ostateczną decyzję.

Dzięki temu proces jest czytelniejszy dla firmy i dla kandydata. Każda rozmowa ma swój cel, a kolejne etapy rzeczywiście przybliżają organizację do zatrudnienia odpowiedniej osoby.

Podsumowanie

Optymalna liczba etapów zależy od stanowiska, ale w wielu rekrutacjach specjalistycznych dwa lub trzy spotkania są wystarczające. Czwarty etap może być uzasadniony przy bardziej złożonych rolach, natomiast piąta i kolejna rozmowa powinny być wyjątkiem, a nie standardem.

Dobry proces rekrutacyjny nie polega na tym, aby sprawdzać kandydata jak najdłużej. Polega na zebraniu właściwych informacji, utrzymaniu zaangażowania kandydata i podjęciu decyzji wtedy, gdy firma ma już wystarczające podstawy.