Na końcowym etapie rekrutacji firma często ma już za sobą kilka rozmów z kandydatem. Zna jego doświadczenie, oczekiwania i sposób prezentowania swoich kompetencji. Czasami jednak przed podjęciem decyzji chce uzyskać jeszcze jedną, bardziej obiektywną perspektywę.

Chodzi o opinię osoby, która widziała kandydata w codziennej pracy. Wiedziała, jak realizował cele, jak współpracował z zespołem, jak reagował na trudniejsze sytuacje i jaką odpowiedzialność faktycznie brał na siebie.

Dobrze przeprowadzony proces sprawdzania referencji może pomóc uzyskać pełen obraz kandydata. Źle przeprowadzony często kończy się ogólną rekomendacją, która niewiele wnosi do decyzji.

Kiedy warto sprawdzać referencje?

Referencje mają największą wartość wtedy, gdy firma jest już blisko decyzji, ale chce lepiej zrozumieć sposób pracy kandydata.

Nie zawsze chodzi o potwierdzenie, czy dana osoba „jest dobra”. Często ważniejsze jest sprawdzenie, w jakich warunkach osiągała najlepsze wyniki, jakiego stylu zarządzania potrzebowała i z czym radziła sobie szczególnie dobrze.

Taki etap może być przydatny zwłaszcza przy rekrutacji:

• managerów i liderów zespołów,
• osób odpowiedzialnych za wynik biznesowy,
• kandydatów zarządzających kluczowymi klientami,
• stanowisk wymagających dużej samodzielności,
• ról, w których ważne są zaufanie i odpowiedzialność.

Im większy wpływ stanowiska na zespół, klientów lub wynik firmy, tym większe znaczenie może mieć opinia osoby, która wcześniej bezpośrednio koordynowała pracę kandydata.

Od kogo najlepiej uzyskać opinię?

Największą wartość mają zazwyczaj referencje od osoby, która była bezpośrednio nad kandydatem w strukturze organizacji.

Jeżeli kandydat był specjalistą, dobrym rozmówcą może być jego bezpośredni manager. Jeżeli był managerem, warto porozmawiać z dyrektorem. W przypadku dyrektora najwięcej informacji może mieć prezes, dyrektor zarządzający, członek zarządu lub właściciel firmy.

Chodzi o osobę, która nie tylko znała kandydata, ale realnie obserwowała jego pracę.

Taki rozmówca może powiedzieć więcej o:

• zakresie odpowiedzialności,
• wynikach,
• samodzielności,
• zaangażowaniu,
• stylu współpracy,
• komunikacji z zespołem,
• sposobie reagowania na presję.

Referencje od kolegi z zespołu również mogą być wartościowe, ale zwykle pokazują inną perspektywę. Mogą dużo powiedzieć o współpracy, atmosferze i codziennym kontakcie, jednak nie zawsze pozwolą ocenić efektywność, realizację celów czy poziom odpowiedzialności.

Czy osoby wskazane przez kandydata dadzą rzetelną opinię?

To jedno z najczęstszych pytań przy sprawdzaniu referencji.

Kandydat najczęściej wskaże osoby, z którymi miał dobrą relację. To naturalne. Nie oznacza jednak, że taka rozmowa jest bezwartościowa.

Dużo zależy od sposobu jej przeprowadzenia.

Jeżeli pytanie brzmi: „czy poleca Pan/Pani tego kandydata?”, odpowiedź prawdopodobnie będzie ogólna i przewidywalna. Jeśli jednak rozmowa dotyczy konkretnych sytuacji, zakresu odpowiedzialności i sposobu pracy, można uzyskać znacznie więcej.

Warto pytać nie tylko o ocenę, ale o kontekst.

Na przykład:

• za co kandydat realnie odpowiadał?
• jakie cele realizował?
• w czym był szczególnie skuteczny?
• w jakich obszarach potrzebował większego wsparcia?
• jak współpracował z przełożonym i zespołem?
• jak reagował na zmianę, presję lub konflikt?
• czy rozmówca zatrudniłby go ponownie?

Takie pytania pozwalają wyjść poza prostą rekomendację i lepiej zrozumieć, jak kandydat funkcjonował w praktyce.

Referencje nie powinny być formalnością

Jednym z błędów jest traktowanie sprawdzania referencji jako ostatniego punktu do odhaczenia przed ofertą.
Jeżeli rozmowa jest krótka, ogólna i sprowadza się do kilku uprzejmych zdań, jej wartość będzie ograniczona. Może potwierdzić pozytywne wrażenie, ale raczej nie pomoże lepiej ocenić dopasowania kandydata do konkretnej roli.

Dobrze przygotowana rozmowa referencyjna powinna wynikać z wcześniejszych etapów rekrutacji.
Jeżeli podczas rozmów pojawiły się pytania o styl zarządzania, samodzielność, współpracę z trudnym klientem lub odporność na presję, właśnie te obszary warto pogłębić.

Nie chodzi o szukanie słabych punktów. Chodzi o uzyskanie pełniejszego obrazu.

Na co trzeba uważać?

Opinia poprzedniego przełożonego zawsze dotyczy konkretnego środowiska pracy. Kandydat mógł funkcjonować w określonej strukturze, przy konkretnym stylu zarządzania i w określonej sytuacji organizacyjnej.

Dlatego referencje warto interpretować ostrożnie.

Negatywna lub przeciętna opinia nie zawsze oznacza, że kandydat nie sprawdzi się w nowej firmie. Podobnie bardzo pozytywna rekomendacja nie daje gwarancji sukcesu.

Znaczenie ma kontekst:

• jak wyglądała organizacja,
• jakie były cele,
• jaki był styl zarządzania,
• z jakim zespołem pracował kandydat,
• czego oczekiwano od tej roli,
• w jakich warunkach oceniano jego pracę.

Dopiero zestawienie tej opinii z potrzebami nowej organizacji pozwala wyciągnąć sensowne wnioski.

Jak dobrze przeprowadzić proces sprawdzania referencji?

Najlepiej, gdy firma wie, po co chce uzyskać referencje i jakie informacje są naprawdę potrzebne do decyzji.

Przed rozmową warto ustalić:

• z kim chcemy porozmawiać,
• jaki był związek tej osoby z kandydatem,
• jakie obszary chcemy potwierdzić,
• jakie wątpliwości pojawiły się wcześniej,
• jakie informacje będą istotne dla nowego stanowiska.

Warto też zadbać o transparentność wobec kandydata. Powinien wiedzieć, że firma chce skontaktować się ze wskazaną osobą i w jakim celu.
Sprawdzanie referencji nie powinno odbywać się przypadkowo ani poza wiedzą kandydata. To element procesu rekrutacyjnego, który wymaga zaufania po obu stronach.

Podsumowując, uzyskiwanie referencji ma realną wartość tylko wtedy, gdy jest dobrze przygotowanym elementem procesu, a nie formalnością na jego końcu. Właściwie dobrana osoba do rozmowy, konkretne pytania i jasny cel sprawiają, że opinia o kandydacie może realnie pomóc firmie podjąć bardziej świadomą decyzję.