Przekazanie kandydatowi dobrej wiadomości zwykle nie sprawia większego problemu. Znacznie trudniej jest wrócić do osoby, która poświęciła czas na udział w rekrutacji i zaczęła realnie brać pod uwagę zmianę pracy, z informacją, że firma zdecydowała się na kogoś innego.

Właśnie dlatego negatywny feedback bywa odkładany, ograniczany do jednego zdania albo zastępowany automatyczną wiadomością. Tymczasem dla kandydata sposób zakończenia udziału w rekrutacji może mieć duży wpływ na to, jak zapamięta cały proces i samą firmę.

Nie oznacza to, że każda osoba aplikująca oczekuje kilkunastominutowej rozmowy i szczegółowej analizy swojej kandydatury. Im dalej jednak kandydat zaszedł w procesie, tym bardziej naturalne staje się oczekiwanie konkretnej informacji zwrotnej.

Badanie przywoływane przez eRecruiter pokazuje, że 9 na 10 specjalistów oczekuje podania przyczyny negatywnej decyzji przynajmniej na jednym z etapów rekrutacji, a 8 na 10 chciałoby otrzymać konkretną ocenę swojego doświadczenia i kompetencji.

Sama informacja o decyzji to jeszcze nie feedback

„Dziękujemy za udział w procesie. Zdecydowaliśmy się kontynuować rozmowy z innym kandydatem.”

Taka wiadomość przynajmniej daje kandydatowi jasność, ale trudno nazwać ją feedbackiem. Nie mówi bowiem nic o tym, dlaczego podjęto taką decyzję.

Jeżeli kandydat odbył kilka rozmów, przygotował zadanie lub poświęcił procesowi kilka godzin, bardzo ogólna odpowiedź może pozostawić niedosyt. Nie chodzi przy tym o stworzenie rozbudowanej oceny każdej osoby, ale o przekazanie informacji, która pozwala zrozumieć decyzję.

Może to być przykładowo większe doświadczenie wybranego kandydata w określonym obszarze, brak znajomości konkretnego narzędzia istotnego dla stanowiska albo różnica w poziomie doświadczenia w zarządzaniu zespołem.

Dobry feedback odpowiada więc przede wszystkim na pytanie: co zadecydowało o wyniku tej konkretnej rekrutacji?

Konkret zamiast bezpiecznych ogólników

Jednym z najłatwiejszych sposobów przekazania negatywnej informacji jest użycie bardzo ogólnego uzasadnienia:

„Wybraliśmy osobę lepiej dopasowaną do stanowiska.”

Z perspektywy firmy jest to bezpieczne. Z perspektywy kandydata niewiele jednak wyjaśnia.

Jeżeli podczas procesu oceniane były określone kompetencje, doświadczenie czy umiejętności, warto właśnie do nich się odnieść. Feedback może wskazywać zarówno elementy, które zostały ocenione dobrze, jak i te, które w tym konkretnym procesie zadecydowały na niekorzyść kandydata.

Warto przy tym trzymać się kilku zasad:

• odnosić feedback do elementów, które rzeczywiście miały znaczenie w danej rekrutacji, np. przy stanowisku sprzedażowym może to być mniejsza znajomość określonej grupy klientów, a przy roli technologicznej krótsze doświadczenie z konkretną technologią,
• wskazywać konkretną różnicę między doświadczeniem kandydata a wymaganiami stanowiska, np. kandydat może mieć bardzo dobre doświadczenie marketingowe, ale głównie w B2C, podczas gdy firma szuka osoby z mocnym backgroundem B2B,
• opierać feedback na tym, co kandydat faktycznie pokazał podczas procesu, np. jeśli stanowisko wymaga samodzielnego prowadzenia projektów, a podczas rozmowy zabrakło przykładów odpowiedzialności za projekt od początku do końca, warto odnieść się właśnie do tego,
• unikać ogólnych ocen, np. „lepsze dopasowanie do zespołu”. Jeśli za decyzją stoi konkretny powód, lepiej go nazwać, np. brak doświadczenia w dużej strukturze, mniejsza samodzielność czy inny styl zarządzania.
• nie szukać na siłę obszarów do poprawy, jeśli kandydat wypadł dobrze, a o wyborze innej osoby zdecydowało po prostu bardziej adekwatne doświadczenie, np. większa skala projektów, lepsza znajomość rynku czy większa odpowiedzialność za wynik.

Negatywny feedback nie musi być krytyką

Samo określenie „negatywny feedback” może sugerować, że jego celem jest wskazanie błędów lub słabych stron. W rekrutacji nie zawsze tak jest.

Czasem spotykamy dwóch bardzo dobrych kandydatów, z których jeden ma po prostu doświadczenie bardziej odpowiadające aktualnej sytuacji firmy. Innym razem o decyzji przesądza jeden konkretny element profilu, który dla danego pracodawcy jest szczególnie istotny.

W takiej sytuacji próba znalezienia dodatkowych wad tylko po to, aby uzasadnić decyzję, nie wnosi żadnej wartości.

Znacznie uczciwiej powiedzieć wprost, że kandydatura została dobrze oceniona, ale o wyborze innej osoby zdecydowało określone doświadczenie lub kompetencja.

To ważne również dlatego, że ocena kandydata nie jest uniwersalna. To, że dana osoba nie pasowała do jednego stanowiska, nie oznacza, że jej profil będzie równie oceniany w innym procesie.

Czy zawsze trzeba mówić wszystko?

Dobry feedback powinien być szczery, ale szczerość nie oznacza przekazywania każdej opinii, która pojawiła się podczas procesu.

Komentarze typu „manager nie poczuł chemii” czy „wydawał się Pan mało energiczny” nie powinny pojawiać się w profesjonalnie prowadzonym procesie. Są mocno subiektywne, a sam sposób ich sformułowania nie odpowiada standardom, jakich kandydat powinien oczekiwać w komunikacji rekrutacyjnej.

Jeżeli natomiast pod taką opinią kryje się coś konkretnego, warto właśnie to nazwać. Być może odpowiedzi były bardzo krótkie i nie pozwoliły dobrze poznać doświadczenia. Być może podczas rozmowy zabrakło przykładów pokazujących samodzielność albo doświadczenie w prowadzeniu określonych projektów.

Feedback powinien dotyczyć tego, co można odnieść do stanowiska i rzeczywiście zaobserwować podczas procesu.

Nie chodzi więc o maksymalną szczerość za wszelką cenę, ale o użyteczną szczerość.

Forma feedbacku również ma znaczenie

Nie każda negatywna decyzja wymaga telefonu. Dużo zależy od etapu procesu i zaangażowania kandydata.

Po samej aplikacji wystarczająca może być krótka wiadomość informująca, że profil nie odpowiada obecnym wymaganiom. Inaczej wygląda sytuacja po kilku rozmowach, spotkaniu z przyszłym przełożonym czy wykonaniu zadania rekrutacyjnego.

Im więcej czasu kandydat zainwestował w proces, tym bardziej indywidualna powinna być informacja zwrotna.

W końcowych etapach warto rozważyć rozmowę telefoniczną. Pozwala ona nie tylko przekazać decyzję, ale również odpowiedzieć na pytania kandydata i wyjaśnić elementy, które mogłyby być niejasne w krótkiej wiadomości.

Nie istnieje więc jedna właściwa forma feedbacku dla każdego procesu. Najważniejsze, aby była adekwatna do etapu rekrutacji i zaangażowania obu stron.

Feedback wpływa na więcej niż jedną rekrutację

Kandydat, któremu dziś przekazujemy negatywną decyzję, za kilka miesięcy może ponownie pojawić się w rekrutacji do tej samej firmy. Może też znać osobę, której za chwilę będziemy szukać.

Dlatego warto spojrzeć na feedback szerzej niż tylko jako na formalne zakończenie konkretnego procesu.

Dobrze przekazana informacja zwrotna pokazuje, że firma szanuje czas i zaangażowanie kandydatów także wtedy, gdy nie może zaoferować im pracy. Może również sprawić, że osoba, która tym razem nie została wybrana, nadal będzie otwarta na kontakt z organizacją w przyszłości.

Z kolei brak odpowiedzi lub bardzo nieprzyjemny sposób przekazania decyzji potrafi zmienić odbiór całej rekrutacji, nawet jeśli wcześniejsze etapy zostały przeprowadzone bardzo dobrze.

Co powinien zawierać dobry negatywny feedback?

Nie ma jednego schematu, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Dobra informacja zwrotna najczęściej powinna jednak zawierać cztery elementy:

• jasną informację o decyzji,
• konkretne uzasadnienie odnoszące się do wymagań stanowiska,
• wskazanie mocnych stron kandydata, jeśli rzeczywiście zostały zauważone,
• informację o możliwości przyszłego kontaktu, jeżeli firma faktycznie widzi taką przestrzeń.

Nie warto natomiast dodawać pozytywnych elementów wyłącznie po to, aby złagodzić wiadomość. Kandydaci zazwyczaj szybko wyczuwają komunikaty tworzone według sztywnego schematu.

Feedback powinien przede wszystkim być prawdziwy i konkretny.

Podsumowanie

Negatywna decyzja nigdy nie będzie dla kandydata dobrą wiadomością. Firma ma jednak wpływ na to, w jaki sposób zostanie ona odebrana.

Konkretny i dobrze przekazany feedback pozwala zrozumieć powody decyzji, może dostarczyć kandydatowi wartościowej informacji na przyszłość i sprawić, że mimo niepowodzenia nadal będzie dobrze wspominał kontakt z organizacją.

Nie potrzeba do tego rozbudowanych procedur ani wielostronicowych ocen. Często wystarczy kilka konkretnych zdań i potraktowanie osoby po drugiej stronie z takim samym zaangażowaniem, jakie otrzymywała wtedy, gdy nadal była brana pod uwagę.

W ER Group wspieramy klientów w komunikacji z kandydatami na każdym etapie rekrutacji, również przy przekazywaniu feedbacku.
Jeśli chcesz zadbać nie tylko o skuteczność rekrutacji, ale również o jakość komunikacji z kandydatami, zapraszamy do kontaktu!